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Multitasking等於有效率?拒絕分心才能更有效地完成更多工作



早上回到辦公室面對堆積如山的工作,一邊檢查和回覆電郵,一邊撰寫計劃書,還要跟客戶通電話⋯⋯這是你每天生活的寫照嗎?不少人可能覺得同時處理多項工作,可以令時間過得更充實、感覺良好。然而,有研究指出世界上只有少數人可以在分心的情況下將事情處理得更好,其餘大部分人分心工作只會減慢工作效率。



美國猶他大學及科羅拉多大學丹佛分校曾經就人類的專注力進行研究。他們安排200名測試者坐在模擬駕駛器上,要求測試者與前面的車輛保持距離,同時使用免提電話、背誦單詞表及完成心算題目,結果由於分心過度,大部分人都無法過關;只有5人通過測試、為能夠分心處理多個任務的「Supertasker」。專家指Supertasker的大腦網絡天生有更高效率,可以同時完成處理多項任務;至於一般人則不太可能透過後天培育成為Supertasker。


一心多用在學術上稱為「任務切換」,意思是迅速和低效地切換任務。當人們暫停手上的工作,轉移到其他工作,即使只是分心一、兩分鐘,也需要再用半小時來重新投入原本的工作。既然在工作上不能一心多用,我們又可以如何避免呢又有什麼解決方案呢?


1. 把鎖碎的工作集中完成

最常令我們分心的,大概是回覆訊息、電郵、來回更改文件、回電話等等,我們可以找個特定時段將這些繁複的工作集中一起做;如在早上、午飯時間以及下班前,分別用15至20 分鐘來完成,在中間的時間可以專心處理其他需要全神貫注的工作。


2. 執行時間規劃

重新掌握自己的行程!每天花少許時間紀錄當天完成的工作,你可能會發現以往每天,你其實很少專心在處理真正重要的事情上。大概了解自己的能力和工作量後,你可以在前一晚安排明天要完成的主要工作,並把彈性工時排進你的時間表。


預先規劃一天後,將一天「分割」成幾個部分,如90 分鐘為一個區間,每個區間間可稍作休息;而各區間均有時間限制,不得在分配到的時段分心從事其他工作。


3. 把彈性工時排進你的時間表

當你編排個人時間表時,切記不要將時間表排得太密,如每天至少安排一小時的空檔,預留時間去處理突發事情,即給予自己一些彈性時間。無不間斷的會議、密集式的文書處理只會令人感到精神崩潰,所以休息和彈性時間是必須的。即使沒有突發事情,你也可以使用這段彈性時間來完成其他工作。


4. 建立不受干擾時段

每天劃出一段時間, 如90 分鐘內不打開社交媒體、寫Memo紙提醒身邊同事:你暫時需要專心工作;由此建立與世隔絕的空間,不受外面干擾。給予自己一個目標,即使感到再枯燥乏味,也要抵擋轉換工作的慾望!完成工作後,別忘了讚讚自己。


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